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テレワークとは?メリットや導入方法紹介

ここ数ヶ月で、新型コロナウイルスの感染拡大による働き方改革でテレワークの需要が一気に高まりました。みなさんはテレワークについてご存知ですか?本記事では、テレワークについて、利用するメリットや導入方法を詳しく説明します。まずテレワークとは何かを説明し、利用するメリットについて述べた後、導入方法としておすすめのアプリ・ツールを4つご紹介します。新型コロナウイルス対策や働き方改革のために是非ご覧ください。

テレワークとは

まずテレワークとは、時間や場所にとらわれない働き方のことです。近年、情報通信技術(ICT : Internet Communication Technology)の発展により、インターネットネットを介して地理的に遠くの人と働くことが可能になりました。オフィスの外(自宅やカフェ、サテライトオフィスなど)で働く、国外の仲間と働くなど、所属するメインのオフィス以外の場所で働く勤務形態が可能になりました。総務省が推進する働き方改革のもと、新型コロナウイルス対策に加え、労働人口減少への対策や労働生産性の向上も目的としてこのテレワークが導入されてきています。

テレワークを利用するメリット

では、具体的にテレワークを利用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。そのメリットを6つ挙げ、それぞれについて詳しくご説明します。

メリット① 生産性・効率性の向上

1つ目は「生産性・効率性の向上」です。テレワークを導入することで、生産性の向上や業務効率化を見込めます。理由は、社内業務中に発生する予定外の打ち合わせや会議、顧客の訪問などで業務を中断されることがないからです。移動中でも作業できるため、すきま時間を有効に使って仕事をより効率的にできます。またオフィスに出社する必要がないため、社員は満員電車に揺られて出勤する必要がなく、通勤時の疲労や心身の負荷が軽減されます。その結果、より健康な状態で働けるため社員は高い集中力を維持して仕事ができるでしょう。

メリット② コストの削減

2つ目は「コストの削減」です。テレワークを導入すると、通勤に関わるコストや紙の管理コストを削減できます。社員が出社しなくて良いので、通勤定期代などの交通費を減らせます。出社する社員が減ることで個々の執務スペースを設けなくて済み、会社のオフィススペースの削減にもつながります。さらに、業務で必要な資料や書類を電子ファイル化して社外からでもアクセスできるようにすれば、紙書類の保管スペースや印刷コストも削減できます。また、導入企業によっては支店の廃止や縮小などのコストダウンも期待できるでしょう。

メリット③ 育児・介護に携わる社員の継続雇用

3つ目は「育児・介護に携わる社員の継続雇用」です。育児に携わる社員の場合、仕事と育児で心身の負担が大きく、両立できずに仕事をあきらめてしまう人も少なくありません。このような人には特にテレワークが有効です。また、介護が必要な家族がいる社員にもテレワークを適用すれば、介護の時間が確保でき離職を防止できます。

メリット④ 多様な人材の活用

4つ目は「多様な人材の活用」です。テレワークでは、時間や場所に縛られない柔軟な働き方が実現できます。そのため、様々な事情を抱えた人に就業機会を提供できます。例えば就労意欲があっても障害などで通勤が困難な人、労働意欲のある高齢者などです。こうした人たちの中にも、能力やスキルがある人や豊富な業務ノウハウを持っている人はたくさんいます。テレワークを利用することで、このような人たちの能力を最大限に引き出すことができるのです。

メリット⑤ 優秀な人材の確保

5つ目は「優秀な人材の確保」です。グローバル化が進むなかで、優秀な人材の確保は企業にとって不可欠です。時間を有効に使えるという理由で優秀な人材が集まり、そのような人たちが計画的・自律的に作業することができます。さらにテレワークを導入すれば、アイデアを構想する時間を捻出できるため、多くの人が計画的に仕事に取り組むことができます。このような環境が整っている企業は、優秀な人材にとって魅力的な職場に映ります。その結果、優秀な人材の離職防止や新たな人材確保につながる可能性が高まるでしょう。

メリット⑥ 事業継続性の確保

6つ目は「事業継続性の確保」です。これは、感染症流行時や自然災害時にも仕事を継続できるということです。現在新型コロナウイルスが流行し、在宅勤務が呼び掛けられています。このような状況の中では特に、自宅で仕事ができるテレワークが非常に役に立ちます。テレワークは他人との接触を防ぎ、感染の拡大を抑制するための手段になるのです。加えて、いつでも情報共有ができるICT環境を構築しておくことで、社員同士での迅速な情報伝達や共有ができます。

テレワーク 導入方法

では、具体的にどのようにテレワークを取り入れることができるでしょうか?次の章では、テレワークのおすすめアプリ・ツールを4つご紹介します。

ハングアウト

1つ目はハングアウトです。これはGoogleが提供するコミュニケーションアプリで、Googleアカウントを持っている個人やG Suiteを導入している企業の人が利用できます。スマホやタブレットではアプリをダウンロード、PCではブラウザで利用することができます。基本は無料ですが、企業でG Suiteを導入している場合は、コースによってそれぞれの料金が発生します。ステッカーやアニメーションを送る機能があり、LINEを使うように気軽に利用できるのが特徴です。

チャットワーク

2つ目はチャットワークです。これはChatwork株式会社が提供する、ビジネスコミュニケーションに特化したツールです。スマホでチャットワークのアプリをダウンロードすると、会社・自宅・外出先など、あらゆる場所で利用できます。このツールにはフリー・パーソナル・ビジネス・エンタープライズの4つのプランがあり、プランによって利用可能な機能が異なります。このツールの強みは、タスク管理機能が充実していることです。チャットを確認しながらタスクを登録したり、確認したりすることができます。また、全てのデータが暗号化されているため、個人情報なども安全に取り扱うことができます。

Skype

3つ目はSkypeです。これは、マイクロソフトが提供するインターネット電話サービスです。アプリをダウンロードし、アカウント登録をすると利用できます。料金はSkypeからSkypeへの通話は無料ですが、Skypeかモバイルや固定電話に電話をかけるには少額かかります。通話品質が高く、会議通話・テレビ電話・ファイル送信などの付加機能が無料で利用できることが特徴です。

Zoom

4つ目はzoomです。これは、スマホやPCでセミナーやミーティングができるアプリです。会議の開催者がアプリをダウンロードしてアカウント登録をし、参加者はアプリをダウンロードして送られたURLにアクセスするとWeb会議へ参加することができます。このアプリの強みは、画面共有、ホワイトボード機能、チャット機能、挙手機能など無料版で多くの機能を使うことができることです。また100人まで同時に接続ができます。加えて、専用サーバーでの稼働のため秘匿性が高くセキュリティに強い点もおすすめの理由です。

まとめ

ここまでテレワークについて、利用するメリットや導入方法についてご説明しました。テレワークは、新型コロナウイルスの対策や働き方改革をする上で非常に有効です。この記事を読んでくださった方が、テレワークのメリットを少しでも実感してくださると幸いです。紹介したツールやアプリを活用して、ぜひ業務の効率化・快適化を図ってください。

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