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google hangouts meetの基本的な使い方

「google hangouts meet(以下Meet)」は手軽にテレビ会議を行えるので、テレワークの導入検討している企業や全国に拠点がある企業に向いています。
さらにG Suiteの「Enterpriseエディション」を利用すれば会議内容を録画できるため、充実したテレビ会議を行えます。ベーシックプランでも機能は充実しているため、ビジネスを円滑に進められるでしょう。

では、Meetにはどのようなメリットがあり、どのように使えば良いのでしょうか。ここからはMeetについて詳しく紹介します。

google hangouts meetのメリット

Meetは遠隔地でも手軽に会議を行えますが、他にもさまざまなメリットがあります。まずはG Suiteの基本的なバージョンであるベーシックでも利用できるMeetのメリットを見ていきましょう。

URLを共有するだけで簡単に会議できる

Meetはネット環境とGoogleアカウントがあれば手軽にテレビ会議ができます。誰かがMeetでミーティングを開催し、そのMeetのURLをチャットやメールで共有し、参加者はそのURLにアクセスするだけで会議に参加可能です。

すぐに会議に参加する必要がある場合でも、いずれかの方法でURLを共有できれば問題ありません。もちろん、事前に予定を立てて会議の開催・参加も可能です。

複数人が会議に参加できる

電話上の会議や打ち合わせを行う場合、マンツーマンのコミュニケーションのみ成立します。Meetを利用すれば、ベーシックプランでも最多で100人まで同時接続できます。話している人はリアルタイムで画面上に表示されるため、参加人数が多い場合でも誰が発言者なのか分かります。

Meetであれば遠隔からのアクセスも可能なので、全国に拠点がある企業でも1箇所に集まることなく、Web上で会議を完結できるでしょう。今まで会議のために必要だった移動時間や交通費などを削減することに繋がります。

チャットを送れる

Meetは音声・ビデオ通話を行いながらチャットを特定の相手や全体に送ることができます。例えば、会議中に良いアイデアが出たときはチャット機能を使ってメモを残せます。

議事録の内容やメモなどを、チャットを使いながら残すことで、効率良く正確な情報を記録できるでしょう。他にも会議中に相手を指定してメッセージを送ることで、会議を円滑に進めることが可能です。

画面を共有できる

一般的な会議の場合、会議用の資料を印刷して配布するでしょう。Meetの場合、PC画面を見ながら会議ができるため資料を事前に印刷・配布する手間やコストを削減できます。
それだけでなく、特定のメンバーのPC画面を全員に共有することも可能なので、資料のどの部分を説明しているのかを分かりやすく共有できるでしょう。

この機能を使えば、会議だけでなく新入社員の研修なども遠隔で行えます。画面共有すれば業務で利用するツールを操作している画面を見せながら進めることが可能です。

スマホでも利用できる

MeetはPCだけでなくスマホやタブレットでも利用できます。「Google Hangouts Meet」のアプリをスマホやタブレットにダウンロードし、MeetのURLにアクセスすればPCと同様に会議を行えます。

カメラが内蔵していないPCの場合、外付けのカメラをつけなければ顔を見ながら会議を行えません。しかし、スマホやタブレットの多くはインカメラが搭載しているため、このような端末を利用すれば、新しくカメラを購入せずに済むでしょう。

もし会議に参加している人数が少ないのであれば、PCとスマホで同時にアクセスすることで、カメラを使い自分の顔を映しながらPC画面で共有された画面などを見ることが可能です。

招待制を利用すればアカウントがなくても参加できる

Meetを主催するためにはGoogleアカウントが必要ですが、PCを使ってWeb上で会議に参加する場合、Googleアカウントがなくても参加可能です。この場合も、メールやチャットなどで会議のURLを共有し、アクセスするだけで会議に参加できます。

google hangouts meetの使い方

Meetを利用する場合は、大きく分けて「Meetアプリから設定する方法」と「カレンダーから設定する方法」の2種類あります。具体的にどのようにしてMeetの会議を開催するのか見ていきましょう。

Googleのトップ画面から開く

G Suiteを利用していると、Googleのトップ画面に表示されているアプリ項目に「Meet」のアイコンがあるのでクリックしてください。Meetにアクセスすると「ミーティングに参加または開始」という項目があるので、選択します。

自身がミーティングの主催者の場合は空白やニックネームを入力して「続行」ボタンを押します。そうすれば、ミーティングの準備が完了するので、「今すぐ参加」を押して会議に参加しましょう。

会議に参加すると「ユーザーを追加」という画面が現れるので、参加するメンバーを選択してください。そこで、メンバーのメールアドレスを入力すれば招待メールが送られるため、受け取った相手はそのメールに記載しているURLから会議に参加できます。会議のURLをメールやチャットで一斉送信して共有しても構いません。

会議に参加した後は、参加メンバーとコミュニケーションを取れますが、画面上のマイクボタンやカメラボタンを押すことでオン・オフを切り替えられます。

カレンダーで会議を設定する

会議に参加するメンバーを「ゲスト」に追加することで、参加者に会議の予定を記載したメールが送られます。そのメールに記載されているURLにアクセスすることで会議に参加できます。

google hangouts meetを使う際の注意点

Meetは手軽で便利に利用できるアプリですが、利用する際の注意点があります。特にテレワークのように個人が利用している端末が異なる場合や参加人数が多い場合、注意が必要なので参考にしてください。

参加人数が多いと接続が不安定になる

1つの会議にアクセスしている人数が参加する人数が多く、画面共有などを行うなど処理が多くなると接続が不安定になりやすいです。特にテレワークの場合だと、使用している端末のスペックや通信状況が異なるため、メンバーによっては接続が途切れてしまうケースもあります。

もし参加者が多く反応や処理が遅い場合は、発言せずに参加しているメンバーのカメラやマイクをオフにするなど、処理を減らすことで改善されることもあります。
環境によってどうしても不安定になる場合もあるため、重要な会議の場合は接続のパフォーマンスを事前に確認すると良いでしょう。また、不必要にメンバーを増やさず制限するのも有効です。

音声などが遅れたり重なったりする

処理が重く通信速度が不安定な場合、音声が遅れて届くこともよくあります。また、音声・映像が遅れることで声が重なってしまうなどのトラブルが発生することもあるでしょう。

PCでMeetに参加している場合、ブラウザ上にいくつもページを開いていたり、データ容量が大きいページを開いていたりすると、動作が重くなってしまいます。
画面共有など処理が重いときは、メンバーを制限したり不要なページを閉じるようにしましょう。

まとめ

google hangouts meetはGoogleアカウントとネット環境、PCやスマホなどの端末があれば、場所を選ばずに会議ができるのでおすすめです。特に全国にメンバーがいるケースやテレワークを導入している場合は、コミュニケーションを円滑に進める1つの手段になります。

google hangouts meetのメリットや使い方を把握し、ビジネスを円滑に進めましょう。

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