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テレワークにおけるgoogle spreadsheet、google driveの基本的な使い方

テレワークのように遠隔で業務を行う際は、ネット環境を利用して業務に必要なファイルを共有する必要があります。その際に活躍するのがG Suiteの「google spreadsheet」と「google drive」です。

では、G Suiteのメインである「google spreadsheet」と「google drive」をどのように使えば良いのか紹介します。

google spreadsheetとは?

「google spreadsheet(以下スプレッドシート)」は一言で表すとブラウザ上で利用できるExcelのようなものです。クラウド上にデータが保存されており、複数人で共有・編集できるのが強みです。さらに、データは自動保存されるため、「保存し忘れてデータが無くなってしまった」というミスも防げます。

スプレッドシートにはURLが登録されており、そのURLを共有することで誰でもそのファイルを使うことが可能です。また、ブラウザで利用するファイルなので、端末にExcelがない場合でも操作でき、Excelファイルに自動変換しダウンロードすることもできます。

関数やショートカットなどに細かい違いはありますが、基本的にExcelと同じように利用できるのがスプレッドシート最大の強みです。

google driveとは?

「google drive(以下ドライブ)」はGoogleアカウントを持って入れば利用できるクラウドストレージです。先程のスプレッドシートも基本的には、作成したアカウントのドライブ上に保管されています

企業内で利用しているファイルサーバと同様に利用でき、共有権限を付与することでプロジェクトに必要なものを共有・編集できます。
ドライブの容量は無料版のGoogleアカウントを利用している場合は標準で15GB、G Suiteの場合は標準で30GBです。基本的に容量は無制限なので、月額利用料はかかりますが必要に応じて容量を増やしていけます。

スプレッドシートとドライブの使い方

スプレッドシートとドライブを利用する際は、基本的な使い方を従業員に共有する必要があります。基本的にはExcelと一般的なフォルダと同様に使えるため、ファイルとフォルダの作成方法と共有方法について紹介します。

ファイル・フォルダを作成する

まずは、スプレッドシートのファイルやドライブ上でフォルダを作成する方法を見ていきましょう。

Googleのトップ画面から開く

Googleのトップ画面にはアプリを開くボタンがあり、その中にあるスプレッドシートを選択します。スプレッドシートを開くと「+(空白)」と書かれた項目を選択することで新規ファイルを作成できます。

G Suiteのアプリ上で開く

既にスプレッドシートやドキュメント、プレゼンテーションなどを使用している場合、左上の「ファイル」の中から新規のスプレッドシートを作成できます。

「ファイル」→「新規作成」→「スプレッドシート」を選択すれば、新規ファイルを作成でき、同様の方法でドキュメントなども開けます。

ドライブ上でスプレッドシートを作成する

ドライブ上では作成したいフォルダの中で右クリックを押すとメニューが表示されるため、その項目内から「スプレッドシート」を選択することで、そのフォルダ内にスプレッドシートが作成されます。

他の方法だと操作しているアカウントの「マイドライブ上」にファイルが作成されるため、フォルダ分けしたい場合は、ファイルを移動しなければなりません。
既にどのフォルダの中にファイルを作成する場合は、ドライブ上でスプレッドシートを作成すると良いでしょう。

ドライブ上でフォルダを作る・フォルダをアップする

先程の「ドライブ上でスプレッドシートを作成する」と同様の方法で、ドライブ上にフォルダを作成することもできます。フォルダの中にフォルダを作成し、階層分けすることも可能です。

また、既にデスクトップなどにフォルダを作成して画像ファイルなどを保存している場合は、そのフォルダをドラッグ&ドロップすることで、フォルダごと保存することができます。

権限付与(共有設定)の方法

スプレッドシートもドライブも、URLを共有すれば誰でもファイルの内容を閲覧・編集できてしまいます。情報漏えいを防ぐには担当者のみに権限を付与する必要があります。

スプレッドシートに権限を付けるためには、画面右上にある「鍵マーク」を操作して共有設定を行います。特定のアカウントにのみ共有する場合は、メールアドレスを入力して共有します。

しかし、スプレッドシートは作成した状態だと、本人しか編集できません。誰でも閲覧・編集できるようにするためには、「鍵マーク」から「共有可能なリンクを取得」を選択し、閲覧・編集権限を設定します。

フォルダに権限を設定する場合は、ドライブ上で操作したいフォルダを右クリックすることで共有設定を行えます。

スプレッドシートとドライブを使用する際のポイント

テレワークでG Suiteを使い複数人とファイルを共有する場合、いくつか注意点があります。ミスなく快適に作業を進めるためにも、スプレッドシートとドライブを使用する際のポイントを紹介します。

操作性は通信環境と端末の処理能力に左右される

スプレッドシートとドライブは通信環境とGoogleアカウントがあればどこでも作業できます。しかし、電波が悪い場所や通信速度が遅い環境の場合、ファイルの読み込みに時間がかかったり、操作が遅くなったりします。

事務所では業務用の回線を使用しており問題なくファイルを操作できる場合でも、家庭の通信環境によっては業務に支障が出るほど反応が遅い場合もあります。例えば、データ容量が大きいファイルの場合、開けなくなることもあるので注意してください。

他にも自宅にある個人用のPCを使用する場合、会社で利用しているPCとスペックに差があるケースも少なくありません。古い端末だと処理能力が低く、通信環境が良くてもPCが処理できず固まってしまうこともあります。
テレワークの人でも快適に作業を進める際は、使用するファイルの容量を小さくするように意識することが大切です。

テレワーク時は共有用のアカウントを作成するのがベター

ドライブ内にファイルを保存し、フォルダを作成して共有することで誰でも保存したファイルを閲覧・編集できます。しかし、ドライブに保存したファイルは基本的にオーナーしか操作できません。

例えば、Aさんがドライブにファイルを保存した場合、オーナーはAさんになります。Aさんがさまざまな人に共有権限を付与すれば、ファイルを閲覧・編集できる人が増えます。しかし、オーナーであるAさん以外の人(Bさん)がファイルを決しても、Bさんのドライブ上ではファイルは消えたとしても、他の人のドライブ上では変化ありません。
このような状態だと、管理者が不要なファイルを消そうとしても消えないため、作業しにくいでしょう。共有しているメンバーの人数が増えれば増えるほど、管理は煩雑になっていきます。

そのため、共有用のアカウントを作成し、新しいファイルの作成やアップロードを1つのアカウントで行えば不要なファイルを削除してフォルダ内を整理しやすくなります。
しかし、共有用アカウントで作成したファイルは誰でも閲覧・編集できてしまうため、重要なファイルなどは特定のアカウントで作成し、権限管理をするようにしましょう。

まとめ

現在、Excelを使って作業をしていれば、G Suiteのスプレッドシートに移行することで、場所を選ばずに作業できるでしょう。ネット環境と端末、Googleアカウントがあれば、どこでもExcelと同じように作業できます

また、テレワークのメンバーと手軽にファイルを共有したい場合は、ドライブを有効活用しましょう。権限・共有設定を行えば、情報漏えいのリスクを抑えて作業を行えます。

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