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在宅勤務かかる費用は「必要経費」?「生活費」?~光熱費、通信費、誰が払うか?

会社で仕事をすることにおいては、食費くらいしか自前でかかるものはないと思います。わずかな範囲ですが、終電に間に合わなくなるくらいの残業をしたときのタクシー代。しかし、緊急度の度合いでこれも支給される可能性は高いですね。会社は、空調設備によって働きやすい温度になっていますし、パソコンなどの機材の電気代も会社持ちです。もちろん、通信費も。

しかしテレワークになった時、自宅の光熱費や通信費は、日々の生活においても使用することになりますし、会社持ち、自前、どちらと考えたらよいのでしょうか。
今回は、テレワークにかかる費用について考えていきたいと思います。

かかるべき費用

なにはさておき、インターネット環境の費用が、テレワークには必要です。インターネットを使うには、電気代や回線代が必要です。今まで会社でしかパソコンを利用してこなかった人には、初期費用として光回線などの開通工事費も必要です。プリンターも必要になりますね。また、開通したら、月々の使用料もかかります。この光回線は、俗にいうWi-Fi環境なので、仕事で使うパソコンの他に、自前のスマホも利用できることになります。

それから、在宅勤務ですから、日常の電気代や水道代、非常に細かく言えば、プリントアウトする紙代やマーカーペンなどの文具代もかかります。
会社は、どこまでを在宅勤務の経費と考えてくれるでしょうか。ポイントポイントで私用で使ってしまうもの、24時間の配分として私用利用のほうが時間がながいもの。さあ、どのような区分けになるでしょうか。

インターネットなどの通信設備費

在宅勤務をするためには、ICT環境を構築しなければなりません。

  • リモートデスクトップ方式…会社内に設置したパソコンのデスクトップ環境を、自宅で使うパソコンやタブレット端末から、遠隔操作をする。閲覧をする。そのようなシステムです。この場合には、認証キーの購入が必要となります。
  • 仮想デスクトップ方式…会社内に設置されたサーバーが仮想デスクトップを提供する。それによって自宅のパソコンから遠隔ログインして利用することが可能です。リモートデスクトップとは違い、一度サーバーを経由して会社内のパソコンにアクセスします。だから回線速度が大きく影響します。つまり、会社内に専用サーバーを設置する必要がある。
  • パソコン持ち帰り方式…社内のパソコンを自宅に持ち帰って、業務を遂行します。
  • クラウド型アプリ方式…Web上からクラウド型アプリに接続して作業を行います。この場合、アプリのつき使用料や従量課金の費用がかかります。

セキュリティ環境やVPNなどの費用が必要になってきます
これからは、クラウド方式が主流になるとはいえ、会社ごとの業務内容の差で、以上の4つのどれかを使うことになり、どれか一つの方法に決定することはないと思います。

それぞれの方式ごとに費用がかかります。冒頭に述べましたが、自宅にインターネット回線が開通していない場合は、引き込み工事やプロバイダ契約費用もかかります。
これらは、基本、会社の負担分です。

しかし、プライベートで使う分を考え、企業と労働者が、負担割合を決めて、負担分を支払うこともあります。これについては割合など明確な決まりがないので、会社と柔軟に考量してみてはいかがでしょうか。
テレワークを導入するような会社ですから、私用分は見てくれる可能性が高いです。

パソコンや周辺機器類

基本的に、業務に使う分として全額を企業負担している場合が多いです。

これは、セキュリティの面からしても、会社からパソコンが貸し出されることが大半です。私物のパソコンだと、家族との共有やウィルス対策の不備で、情報漏洩する場合があるからです。危険性があることは、たとえ1%でも防いでおきたい。それが会社のスタンスです。

会社が貸し出すパソコンについては、会社が認めないソフトウェアのインストールを禁止しています(できないようにあらかじめ設定されている場合もあります)。

会社が貸し出す場合は、一般通念上、全額企業負担が常識です。
スマホなどは、私物を使うことが多いです。私物としては別に持つといった信念を持つ場合はまた違います。スマホは会社支給にしてもらい、使用履歴を開示することで、会社負担に持ち込めることも可能です。

インターネットなどの通信費

非主流になった無線LANなどの通信費は、企業負担が主です。
しかし、光が一般化している現代において、私用のスマホにしても、家族がいる場合に使われるパソコンやスマホは、「一つの光回線」ですべてを充填してしまいます。
つまり、業務と個人のすみわけが非常に難しいと言えます。

一般的には、会社から一定額支給されることで、落ち着いています。平屋と集合住宅でも、光回線の使用額には差があります。そのため引っ越しの時々に決め直すと言う手間が発生します。ゆえに、在宅勤務手当の中に、通信費を組み込むというやり方もあります。

業務に使用する文具、備品代金

業務に使用するノートやファイルなど文具系備品は、企業側が負担するものです。
プリンターも私用する可能性が高いので、紙代やインク代、本体代金などは、会社とよく話し合って設置すべきです。どのプリンターを選ぶかによって、インク代がはるかに違います。

他の備品については、購入の都度、領収書をもらい、生産するシステムを構築しておくと、スムーズに進みます。
会社と従業員宅(もしくは仕事先)への宅配便の費用や、使われると思う金額の切手をあらかじめ一定数渡しておき、補充することも可能です。会社へ送る際は、着払いと言う手段もあるでしょう。
一つ一つは、微々たる出費でも、チリツモで従業員の負担になる場合が往々にしてあります。テレワークを始める前にきちんと話し合いたいところです。

水道光熱費

厚生労働省が提示している「テレワーク導入のための労務管理等Q&A」においては、水道光熱費も、業務で使用する部分は、会社が負担すべきとあります。

ただ、これも非常に難しい。自宅の電気や水道は、本人のみならず家族の使用も考えられます。仕事とプライベートが入り混じっているのです。
会社側としては、就業時間から割り出すか、在宅勤務手当の中に加算すると言う方法がとられています。

メモ、報告書が決め手になる

テレワークは自由な働き方ですが、担当の仕事ばかりしていればいいのではなく、その他の付帯業務が負担になってくるかと思います。
なにごとも、書面に残しておきましょう。

日報として、働いた時間や場所、その日に出した金額を事細かに書いて、会社にメールすることも肝心です(誰とあったかアリバイになることも組み込んで書きましょう)。
これは、なんらかの理由で会社とトラブルになった場合、労基署に持ち込むことであなたの立場を守ることが出来ます。

一番トラブルになりやすいこと

テレワークを行うにおいて、一番トラブルになるのが、休日勤務手当と残業手当です。
これらは、法で決められているのです~だから、作業日報の存在はとても重要です。
テレワークは、勤務先が自宅になります。休日や残業の切り替えが難しい。逆に言うと、会社側にとっても管理がしにくいものです。

自由に働けるからと言って、会社においてみんなが残業と言われる時間帯に働いたり、休日に働いて、それを作業日報にしても、認められるものではありません。
自由だからこそ、就業時間と就業規則に定められた労働時間は、厳守しなければならないのです。

テレワークは、職住隣接ではありません。都会の企業に勤務していて、田舎に住む親の介護をしながらということもあります。その逆もあります。
働く者にとっては、自由な働き方が当たり前ではないことを自覚する。雇うものとしては、業務に必要なものの必要経費は出し惜しみをしない。
スムーズに働ける環境が何よりも大切です

お金に関することは、テレワークを始める前だけでなく、テンポがつかめてからも、両者が向き合って話し合い、柔軟に変更していくことなのです。

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