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ビデオ会議を快適に行うためのHangouts Meetの有効活用方法

Googleの「Hangouts Meet(以下Meet)」は基本的な機能だけでも、遠隔地にいるメンバーを繋げて会議を行えます。しかし、Meetにはさまざまな機能があるので、有効活用することで、さらにテレビ会議を快適に充実したものにできるでしょう。
今回はビデオ会議を快適に行うための有効活用方法を紹介します。

ビデオ会議を快適にする基本的な方法

Meetは使い方を少し工夫するだけで表示されている画面が見やすくなり、会議をスムーズに行えます。まずはMeetを使うなら覚えておきたい基本的な操作から見ていきましょう。

表示されたレイアウトを変更したり、参加者を固定する

基本的にMeetに表示されるレイアウトは自動で選択されています。自動以外では、最大4つまで均等なサイズで表示する「タイル表示」、発信者の横に他の参加者が表示される「サイドバー」、発信者が固定でウィンドウ全面表示される「スポットライト」があります。

このレイアウトの変更は、画面右下にある「・・・」のアイコンのメニューボタンから変更できます。
また、会議の参加者が多い場合、発表している人が決まっている場合は、特定の参加者を画面に固定できます。それ以外にも、参加者のマイクをミュートにできます。もしノイズが気になる場合やエコーがかかっている場合は、参加者のマイクをミュートにするのがおすすめです。

今後、国内でも利用できる可能性が高い機能

Meetは会議の内容を字幕表示したり、会議からスマートフォンに電話をかけて音声のみの参加が可能です。しかし、字幕表示は英語のみ表示され、会議の電話参加はカナダとアメリカの番号のみ対応しています。
今後は字幕表示の日本語対応や、国内の電話番号に対応する可能性は高いといえるでしょう。

ビデオ会議でプレゼンテーションを行う時の有効活用方法

Meetを使えば単なるビデオ通話だけでなく、対面の会議と同じように資料などのリソースを共有することもできます。
Web上で資料を共有できればペーパーレスにも繋がり、資料を印刷する手間やコストなどの削減を実現できるでしょう。

会議中にプレゼンテーションを行う

Meetは発信者が使っている端末の画面を共有して、会議を効率良く進めることができます。例えば、事前に配布した資料を画面に表示して参加者に共有すれば、参加者は端末の画面を見るだけで会議の内容を把握できるでしょう。
発信者の画面に表示されているものを参加者に共有するので、ネットで検索した情報や会議用に作成した資料など、プレゼンテーションで利用するものの種類は問いません。

Meet画面の右下にある「今すぐ表示」ボタンを押し、「あなたの全画面」「ウィンドウ」のどちらかを共有します。「あなたの全画面」を選択すれば、自身の画面が全て参加者に表示され、「ウィンドウ」を選択すれば指定したウィンドウのみを共有できます。

事前に会議の情報をシェアしておく

会議を作成する際に、作成者が会議情報を登録したり、会議で使う資料などを添付できます。この会議の情報は事前に内容を把握できるだけでなく、会議中にもMeetの画面から閲覧できます。

Meet画面の左下の「ミーティングの詳細」を選択すると、会議に登録された情報を閲覧でき、「参加に必要な情報をコピー」を押すと、端末のクリップボードにコピーされます。添付ファイルを押すと、会議の作成者が添付したファイルを確認できます。

事前に会議の内容を詳細に記載しておけば、会議の冒頭の前置き部分を省略できるので、会議の短時間化を進めることができたり、途中から会議に参加する人への説明を省けたりできます。

会議中にチャットでコミュニケーションを行う

Meetでは、音声や映像でコミュニケーションを取れるだけでなく、チャットを利用することも可能です。例えば、映像や音声を受信することはできても、話すことができない状況の場合はチャットで意見を発信できるでしょう。

会議に役立つ情報のURLなどのリンクを共有すれば、会議をより円滑に進められます。他にも、プレゼンテーションを進行している発信者の邪魔をすることなく、質問を送信して質疑応答の時間にまとめて回答する、といった使い方ができます。

Meet画面でのチャットの使い方は簡単で、右上にあるチャットのアイコンを押し、メッセージを入力して送信するだけです。会議の重要なポイントをメモして残しておくことも可能なので、チャットを有効活用することで会議を円滑に進められます。

発展したMeet機能の使い方

G Suiteのバージョンによっては発展した機能を利用できるので、会議の規模や頻度によっては登録するバージョンを「G Suite Enterprise」や「G Suite Enterprise for Education」などにアップグレードするか検討すると良いでしょう。

会議内容を録画する

重要な会議を行う際、会議の内容を録画し後ほど共有することも可能です。他にも研修をMeetで行い、その様子を録画することで参加できなかったメンバーに共有できます。このように会議・研修を録画すれば、情報共有などをスムーズにできるので業務の効率化を図れるでしょう。

録画を開始する場合は、「・・・」のアイコンのメニューボタンにある「ミーティングを録画」をクリックします。このメニューは「G Suite Enterprise」、「G Suite Enterprise for Education」でないと表示されないので注意してください。
録画を終えるときは、始めるときと同様にメニュー画面から録画を停止します。録画したファイルは会議を主催したアカウントのマイドライブに保存されます。

録画ファイルを作成するとマイドライブ内に「Meet の録画」フォルダが作成され、そこに保存されます。他にも予定されていた会議を録画した場合、録画はカレンダーの予定に自動的にリンクされます。
他にも、会議の主催者と録画ファイルの作成者には、会議終了後にメールが届きます。メールの本文内には録画したファイルのリンクが記載されているので、そのリンクを共有することで録画ファイルをダウンロードし視聴できます。

ライブストリーミングを利用する

Meetでは会議に参加するのではなく、会議の映像を配信して内容を共有する「ライブストリーミング」も行えます。ライブストリーミングは学校や職場などの組織内に映像を配信でき、最大で10万人まで参加できるのが特徴です。

ライブストリーミングを利用するときは、会議の主催者のGoogleカレンダーで予定を作成する際に設定します。カレンダーで予定を作成するときに、「ビデオ会議を追加」>「Hangouts Meet」を選択してビデオ会議を設定します。

「Hangouts Meetに参加する」の横にある下矢印のアイコンに「ライブ ストリームを追加」という項目があるのでクリックすればライブストリーミングの設定は完了です。

しかし、この状態ではライブストリーミングは配信されません。会議の時間になったら、カレンダーで予定を作成した主催者は、Meetの画面上の他アイコンから「ストリーミングを開始」を押すことでスタートします。

まとめ

Hangouts Meetにはさまざまな機能が備わっています。音声と自身の映像を共有するのに使うのが一般的ですが、Meetの機能をフル活用することで会議を快適に進めることができます。

特に画面共有機能を使えば、Web会議上でプレゼンテーションを行いやすくなるでしょう。重要な会議や会議に参加する人数が多い場合は、便利な機能が使える「G Suite Enterprise」や「G Suite Enterprise for Education」などのバージョンを利用するのがおすすめです。

Meetで使える機能を知り、実際に使ってみて充実した会議を行えるようにしましょう。

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