ノウハウ

テレワークによって、無駄だったと気が付く業務とコスト

会社とは、そもそも、無駄で成り立っている場所かもしれません。確かに通勤が日常化して一択しかない場合は、「そこに会社がある」というだけで、社員と言う人間が集う基地みたいな存在です。

けれど、「テレワーク」が徹底し、働き方にも、二択三択と選べるようになると、例えば、丸の内に本社があることは必要なのかになります。

会社の支払いなので、一社員にとっては思い悩むことではないかもしれません。でも、本社の規模を人が集まるときにだけ使う省スペースにして、交通網は充実しているけど地価の安い地方に置くことで、毎年の固定資産税が大きく変わります。

長年伝統のある会社だから、メンテナンス費が大変ですよね。

テレワークになると、会社のいろんなものがいらなくなる

多くの社員がテレワークになって、会議もテレビ会議になる。大会議室もいりません。役職がついている人たちの在宅勤務です。するとその人たちに割り当てられている個室も不要になります。もっと言えば、秘書も必要なくなります。どうしても必要であれば、自宅に自前で秘書を雇えばいい話です。

重役だからと言って、デスクの前で、出来上がってきた書類に判子押すだけの仕事をしに来ているのなら、書類運搬役、会社にも有益だけど基本雑談のお客さんのアポイント作業、お飲み物を出すなどなど、自分でやったらいいだろう的な秘書仕事は必要ないのです。

そもそも、女性は、低い賃金で、このような軽作業のために雇用されていた節があります。守秘義務、セキュリティー的には個々の役員にとって必要かもしれませんが、誰かに仕事を託すということは、情報が洩れる危険性は少なからずあります。

これは、秘書と言う仕事を誹謗中傷しているのではなく、「私は偉いから、食事やトイレ以外は動かない」という男社会においての女性の働き方改革なのです。

なぜ、出社する必要があるのか?

新型コロナの自粛、テレワーク化の中でも、少し隙間のできた満員電車に乗って毎日の通勤を余儀なくされている社員は存在します。

テレビのインタビューなどを聞いていると、判子を押さなければならない、とか、郵便物の処理をしなければならない、とか。会社にとって必要であっても、不要不急なのかわからない業務があります。

目指すところは、ペーパレスだったのでは

パソコンが導入された時に、会社と言うところは、ペーパレス、判子レスを目指していたはずです。パソコンを見ることで案件が解決し、承認されて行き、会社の紙物(書類)作業は、「パソコンという箱」の中で完結するはずでした。

しかし、機械と言うものには、絶対パーフェクトということはありません。故障もします。さらに、自然災害における停電が長引くことで、パソコンは、ただの箱になってしまいます。

電子カルテにみる紙の必要性

例えば、病院の電子カルテ化が進んでいます。たくさん薬を処方されている人のカルテは、それを手で書くだけで時間がかかります。3分診療と揶揄されていても、処方箋を書き上げるまでだと5~6分はかかるはずです。

それが、電子カルテだと、あらかじめ読み込んでいた処方箋のところをクリックするだけで、自動的に必要な枚数がプリンターから出てきます。得てして、聞き書き同時進行なので、お医者さんのカルテの文字は読みにくいものです。それが電子カルテだと、誰にでもかわる文字でディスプレイされます。

しかし、自然災害の時、停電が長引いたときに有効なのは、直筆のカルテです。電子カルテ化したとはいえ、そうなる前の手書きカルテを地下室に保存している病院はたくさんあり、また、電子カルテと並行して手書きを続けている慎重な病院もあります。

会社のペーパレス化が進まないのは、このような電子カルテのような状態が起きなくもないという不安感からなのです。でも、会社には、人の命に係わるカルテのような存在の文書はそんなにありません。

パソコンの中で、契約のやりとりはできます。判子がなくても、電子判子を利用できます。

どんな無駄なのか

しかし、日本の会社の多くが、パソコンで文章を書き、それをプリントアウトして、畳んで、封筒に入れて、郵送する。相手方も、受け取ったら返事をパソコンで書いて、プリントアウトして、畳んで、封筒に入れて、郵送する。それがエンドレスで続きます。

この作業する手間の時間も無駄ですし、紙や封筒、ノリなどの文房具も、無駄と言えば無駄です。その書類はだいたい普通郵便=ポストに投函ではなく、郵便局の窓口で、枚数を数えてもらったり、書留にしてもらったりなどの手間と費用が生まれます。このコスト、要りませんよね。

しかし、テレワークになると、業務のだいたいは、パソコン上で行われます。社員個人が、自宅でプリントアウトして、社名の入った封筒に入れて、郵便局に持ち込むことは、ほとんどないと言っていいでしょう。

停電にならない限り、業務はノンストップで続けることが出来ます。仮に、仕事している地帯が停電になっても、情報はクラウドに預けてあるので、他の社員が続きを行うこともできます。

ある意味、会社に全員いて、自然災害のトラブルで業務が停止するよりも、働く場所を分散することで、仕事は続行できるのです。

交通費が浮くのは、会社にとってのメリット

また、テレワークにすることで、交通費節減になります。その分住宅手当や事務経費(パソコン使用の電気代など)が少し加算されることと思われますが、毎日の交通費よりは断然安くなります。また、社員には通勤時間がないというメリットが持たされるのです。

現在は、急ごしらえのテレワーク状態で、完全に整備された状況ではありません。しかし、この状態が続く限り、平社員から社長まで、会社に出社する必要はなくなるのです。役員なら、社用車での送迎がある会社もあるかと思いますが、この社用車、運転手さんの人件費も削れます。

必要なのは、若手社員のようなパソコン作業のスキルの同程度を、役職がついてもできるようにならなければならないことでしょうか。

「なんにも専務」という親父ギャグがありますが、何でもできる専務にならなければなりません。それでも、できないのならば、自分でできる人を雇えばいいのです。雇用関係も大きく変わると思います。

私費におけるコスト削減

その他に、社員にとっての無駄がなくなるのは、ランチ代、飲み会代です。現代における自立した社員は、きっぱりと断り、就業時間だけの社員を打ち出しています。

しかし、ランチにしても飲み会にしても、部署内で行く、同僚に誘われて断れないなど、人間的な事情でやめられなかったりします。このお金があれば、実生活がもっと豊かになり、貯蓄もできるのにと思っている人も多いと思われます。

でも、テレワークになると、職場は個々の住まい(近くのコワーキングスペース)になりますから、人間関係もがらりと変わるし、就業時間内にノルマの仕事が終われば、そこからはOFFなのです。朝早くから働いて15時ごろに仕事を終えてもOK。

逆に、11時ころから始めて、夕飯まで仕事をすることも可能です。でも、ランチも飲み会も、自分の自由でいいのです。

その他に、女性だったら、毎日同じ洋服を着ていけない、男性なら、同じネクタイとYシャツでは行けない。その出費を緩和することが出来ます。女性であれば、お化粧品=メイク代も節約できますね。身だしなみを保つのは人間として必要ですが、最新メイク情報を取り入れて、会社に行かなくていいのですから。

自由に使えるお金が、少なからず多くなってきます。自分らしさを見直すチャンスでもあります。とりあえず、パソコン。本来の開発された意味をもっと追求してみると、無駄な業務の排除やコスト削減につながっていくでしょう。

それは、日本の経済をも変えて行くことかもしれません。

-ノウハウ
-, ,

Copyright© Telework Labo テレワークラボ , 2021 All Rights Reserved.