ノウハウ

テレビ会議、ZOOM。いろいろあるけれどなにが正しいの?

テレビ局におけるテレワーク

今日も、テレビでは、ゲストやコメンテーターは、リモート出演です。昔の衛星放送のように「時差だな」というくらいは遅くはありませんが、言葉が数秒遅れたり、画像が固まったりはします。

司会の人が「今日もみなさん、テレワークです」と言う場合もありますし、「リモート出演です」と言う場合もあります。バラエティ番組などで、画面のどこかに小さく出演者の顔が映ることをワイプといいます。リモート出演は、そのワイプ上の画像のコマがいくつかで成立していて、会話もできます。

これが、テレビにおいての「テレワーク」の仕方です。狭いスタジオ(画面上は広そうに見えますが、実はとても狭いんです)に、出演者や関係者、カメラ・照明・音声さんなどがいると、画面上では司会者とコメンテイターしか映らなくても、確実に三密状態なのです。

テレビは、カメラで画像を撮らなければならない、音声も拾わなければならない。照明は固定にするとしても、司会者を含め、最低三人入らないと番組は成立しないと言われています。

ラジオの方は、うまく在宅勤務ができているようで、機材さえ出演者の家に運んで、イヤホンから指示を出せば、完全にテレワークができる体制になっています。

言葉は誤解を生む

そうですね。「テレワーク」という言葉が、とても「テレビ」に似ているために、テレビで仕事するのかと誤解した上で納得されている方も多いかと思います。

でも、普通の人が在宅勤務をしているだけで、どこで、民衆が見るテレビに出ているのでしょうか。こうやって新しい言葉は、少しずつ広まると同時に、大きく誤解されています。

あなたの会社で採用してるシステムと名称は合っていますか

テレワークにおける、テレビ会議ビデオ会議、ビデオチャット、web会議、ZOOMなど、人と人が、今いる場所で言葉を交わして会議をすることをいろんな表現で呼んでいます。

しかし、本当に同じ意味でとらえていいのでしょうか。これらは全部同じなのでしょうか。「うちの会社ではそういうから」ではなくって、あなたの会社が会議で選んでいる方法をよく学んでみましょう。

もし、やっていることと名称が違えば、取引先が選択した方法とは違っているので、営業には使えないことになります。できる限り、仕事上、パソコンを介して会議をする会社は、同じ手法、あるいは多種類に対応できる対策を準備しておかなければなりません。

手法は、大きく二つ

遠隔会議システムは、「テレビ会議」と「web会議」の大きく二つにわかれます。

「テレビ会議」と「web会議」(無料版・有料版)は、よく混同されます。繰り返しますが、時代の流れに言葉が追い付いていないのです。

テレビ会議について

テレビ会議とは会議室に据え置き型の専用機材を用いて行う会議です。

一定の場所に専用機材を設定して、離れた場所にいる相手と画像や音声でコミュニケーションを取ることが出来るツールです。クリアな音声と画像を、リアルタイムで配信することにより、遠く離れていても、一つの部屋で話しているような臨場感が出ます。

会議・社員研修・表彰式や周年記念などの社内イベント、国際会議やフォーラムなどの社外イベント(海外拠点含)、現場(建設現場や病院、コンサート会場)などの状況共有。

利用ニーズとしては、

  • 大人数での会議(グループ対グループ)
  • 会議室に専用機器を設置して、遠隔会議専用の環境を作る
  • 解像度の良い映像で双方の状況を伝える(空間共有)

ただし、安全性が高いだけあって、コストは高いです。

メリット

  • リモコン一つで操作が行えるため、テレビ視聴ような感覚で、パソコンが苦手でも使える
  • ネットワークの安定性が高い
  • 映像の解像度が高いため、画面越しの相手の表情がよく読み取れる
  • 音声がくりあなため、聞き返すこともほとんどなくコミュニケーションがスムーズにとれる

デメリット

  • web会議よりも高い運用コストー導入費+ハードウェアの保守や接続拠点の拡大といった設備費を負担する必要がある
  • 機材の保守期限切れや老化状態によっては、買い替えも検討しなければならない

WEB会議について

WEB会議とは、テレビ会議と同様に映像(時にビデオ)と音声を使用して、遠方の相手とのコミュニケーションをはかるツールです。

代表的なweb会議には、SkypeやWhereby、ZOOMなどがあり、無料版と有料版があり、契約プランによって利用できるサービスが違います。

利用法は、わりと簡単です。専用機材の代わりに、手持ちのパソコンやスマホで、いつでもどこにいても会議に参加することが出来ます。手軽に連絡を取り合えるために、1対1、社内会議や採用面接など少人数の打ち合わせなど、小回りのきく手段として利用できます。

ただ、きめ細やかな画像の共有が出来なかったり、複数拠点での通信にはネット障害がねっくになったり、テレビ会議の鮮明さには劣る点が気にかかる場合もあります。

無料版

  • 多拠点の利用ではなく、1対1のコミュニケーションに向いている
  • 無料なのでお金がかからない

コストは安い。安全性は低い。

デメリット

  • 2名以上の多拠点や国際通信の場合、通信そのものが不安定になる可能性がある
  • 日本語によるサポートプログラムがない
  • お問い合わせ窓口の対応時間が24時間ではないので、緊急なトラブルに間に合わない

有料版

  • 遠隔会議の環境を導入していない相手とも会議をすることができる
  • サポートが充実している
  • 使いやすさや安全性は確保しつつ、コストが抑えられる

コストはやはり安い。安全性は中間くらい。

メリット

  • 無料版に比べると、高画質や高音質、かつ接続の安全性が保障されています
  • 手持ちのデバイスが利用できるので、導入や運用のこすとがかかりません
  • 初期設定時や運用時に、電話やメールでのトラブルサポートが受けられることもある
  • 録画機能やホワイトボード機能、他社のサービスとの連携機能を活用することが出来る
  • よりフレキシブルに自社のニーズに合わせたカスタマイズができる

デメリット

  • 少額でも一定の費用が発生する(これは、交通費削減で解消できる)
  • テレビ会議よりは、映像と音声の品質が劣る

仕事を持続するために変革は必要

現代は、まさに、少子高齢化が進んでいます。労働人口も減少し、人材確保の困難さが顕著になってきました。育児や介護によって離職を選択しなければならない有能な人材が辞めていくのです。会社側からすれば、人財を失います。

社員からすれば、人生の目標となる仕事というものがなくなる=生き甲斐がなくなる。いずれ育児や介護は終わりがくるけれど、その時に元の場所に戻れない。どちらも、厳しいジレンマです。

そこで、テレワークを推奨することで、会社は人財の確保、社員は社会とのつながりを保ち続け、スキルを活かせることになります。仕事と家庭の両立や、ワークライフバランスの重視といった求職者ニーズの高まりの中で、優秀な人材を確保する。

企業がweb会議を導入することで、社員に「働き方の自由」を与えることが出来、また社員も「働き方の自由」を選び取ることが出来ます。

WEB会議である程度解決すること

Q:通勤や出張費用、サテライトオフィス等の設備費が増加。

A:通勤に対するコストやデメリットの見直しができる…社員の安全確保、通勤手当やオフィス設備費にかかる費用の削減。業務の効率化。

Q:子育てや介護などの生活の変化による離職や退職が相次いでいる。

A:社員の家事や子育て、介護と仕事の両立…自社の社風や業務に馴染んだ社員の離職率の低下。

Q:採用機能のある地域に住んでいる求職者以外にリーチアウトできない。

A:採用力の強化。遠方在住者や物理的移動が困難な障がい者の採用数増加(UターンやIターン含)。

新型コロナの緊急事態宣言を受けて、急なテレワークになってしまって、会社の方針確定もこれからになるでしょう。テレビ会議にするか、web会議にするかも、会社の規模や業種によって分かれることでしょう。

だからこそ、名称となにを意味する物くらいは、把握しておいた方がいいと考えます。

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